10 Ideas para delegar tareas

¿Te cuesta delegar parte de tus tareas y responsabilidades en otras personas? Si es así, aquí tienes ideas para hacer el proceso más sencillo.

Dejar algunas tareas en manos de otros aligera tu carga de trabajo y permite que liberes tiempo que puedes dedicar a otros asuntos. Además, las personas en quien delegues ganan una autonomía que seguramente les beneficie.

¡No, no…! Quita de ahí. Ya lo hago yo, que lo vas a poner todo perdido.

Ejemplo de una madre (o padre) que se resiste a que un inexperimentado miembro de la familia haga sus pinitos en la cocina.

amasar

¿Por qué cuesta delegar tareas?

Ponte en el pellejo de alguien a quien la posibilidad de delegar en otro le produce estrés. Si la tarea ha de hacerse y hay una persona dispuesta a seguir las instrucciones, ¿porqué no la delega?

Barajemos motivos.

1. Porque tarda menos haciéndola él mismo (o ella). Cierto. No tiene que dar explicaciones o que entrenar a una persona que viene de nuevas.

El ahorro de tiempo lo experimentará en las sucesivas veces que necesite hacer la tarea y tenga a quién encargársela.

2. Porque siente que pierde el control. Inseguridades varias: ¿Y si no queda bien hecho? ¿Y si dejo de ser útil en esta parcela? ¿Y si el otro resulta ser tan eficiente que me quita el puesto?

3. Porque el mérito se lo lleva otro. Pues, sí. Es lo que tiene trabajar en equipo; la responsabilidad, el trabajo y el mérito se reparten.

4. Porque él/ella sabe hacerlo mejor. O digamos, más bien, hacerlo estrictamente según los parámetros de una persona perfeccionista. Porque, probablemente, hay otra persona capaz de hacer un buen trabajo.

5. Porque no confía en la persona “dispuesta”. No confía en su preparación, en su actitud, en su capacidad para responder en una situación delicada…

6. Porque él/ella disfruta la tarea. Es más agradable que otra tarea difícil que podría hacer en ese tiempo.

Como ves, bastantes dificultades para delegar tareas tienen más que ver con la persona que puede delegarlas (y no lo hace) que con quien podría asumir la tarea.

Nadie nace sabiendo cómo delegar tareas. La delegación es una actividad compleja, que implica confianza, comunicación, entrenamiento y ser parte activa en todo el proceso.

Por eso mismo, apuntaremos unas ideas básicas. Confío en que nos sirvan para delegar cada vez mejor y para que todos salgamos ganando en la cooperación.

Cómo delegar tareas

Por agilidad, a la persona que asuma la tarea la llamaremos “encargado”. ¿Listo? Ahí vamos.

1. Divide el trabajo

Divide el trabajo o la tarea que vas a delegar en partes más pequeñas. Esto tiene dos ventajas:

  • Puedes encargarte tú de las secciones que estimes oportunas y delegar el resto.
  • El encargado de la tarea se formará una idea clara del procedimiento cuando le expliques los pasos a seguir.

Otro apunte: En caso de que preveas delegar más veces en esta persona para el mismo tipo de trabajo, considera NO darle siempre las tareas más aburridas y pesadas. Por ejemplo, si delegas trabajo de cocina, no lo pongas siempre a fregar los platos.

fregar los platos

Dale también algunas tareas en las que se enriquezca con la experiencia. (Como preparar un plato sencillo.) La idea es que el encargado esté motivado y le vea ganancias a su colaboración. Así lo encontrarás más dispuesto a colaborar en sucesivas ocasiones.

2. Elige a la persona indicada

Tómate tiempo para esto. Lo ideal es que encuentres a una persona capacitada para el encargo, que comparta tus convicciones y que esté dispuesta a realizar el trabajo.

Si no la hallas, guíate más por el potencial de esa persona que por su experiencia. Puede que no haya hecho anteriormente un trabajo como el que tú le propones, pero es capaz de aprender, quiere hacerlo y ahí estás tú para entrenarle.

Siempre, da preferencia a quien manifiesta interés, porque esta persona es más probable que termine el encargo bien y a tiempo.

3. Sé específico en tus instrucciones

Es importante que dejes claras tus expectativas y que te asegures de que el encargado las comprende. Ello ahorrará tiempo, estrés y posibles desastres:

  • ¿Cuáles son las tareas concretas que asignas? Explica los pasos.
  • ¿Qué resultado esperas del trabajo? Descríbeselo al encargado con detalle.
  • ¿Cuál es el plazo para terminarlo? Si hay varias tareas, el tiempo en el que hay que completar cada una.

reunión

4. Deja que haga el trabajo a su manera

Dale libertad de acción al encargado, dentro de lo posible, para que dé rienda suelta a su iniciativa y a su estilo personal.

Cada uno de nosotros hace las cosas de una manera diferente. Deja que él/ella encuentre la suya. Recuerda: Por lo general, a más autonomía, más motivación.

Eso no quita que, mientras que el encargado le toma manejo al asunto, tú estés cerca para guiarle y, porqué no, para ofrecerle consejos útiles que le puedan venir bien (sin pasarte).

5. Acompáñale durante la práctica

Si el encargado está aprendiendo a hacer la tarea, será necesario que tú estés cerca para guiar ese aprendizaje.

Dependiendo del entrenamiento: Haz demostraciones prácticas o ponle ejemplos. Deja que te imite. Responde sus dudas. Ofrece sugerencias. Etc. Y añade a todo esto una buena dosis de paciencia.

Aquí tienes ideas para esa misión: Ideas para entrenar en una habilidad a otra persona.

6. Permite que vaya adquiriendo confianza

Para que el encargado-aprendiz se vaya soltando, puedes adoptar medidas como éstas:

  • Háblale de sus aptitudes para realizar el trabajo.
  • Dale la información adicional que necesite, cuando la necesite.
  • Dale tiempo y espacio para avanzar a su ritmo (dentro de las limitaciones del plazo).
  • Pregúntale qué tal lo lleva, en el momento apropiado.
  • Tranquilízalo, si se equivoca y se pone de los nervios.

7. Permite los errores

Hay que contar con los errores y los despistes, especialmente cuando estás entrenando al encargado. Los mismos han de ser vistos como oportunidades para mejorar.

A él/ella los errores le van a ser útiles para aprender qué es lo que NO hay que hacer. Y a ti, por si puedes apuntarle un consejo que le sirva.

No se los recuerdes continuamente al encargado ni los uses como una excusa para llamarle “idiota”, sobra decirlo. 😆

8. Asume tu responsabilidad

Si el trabajo no queda listo en su plazo o el resultado deja que desear, el responsable eres tú.

Tú, porque el trabajo era tu responsabilidad en primera instancia. No vale decir en público: “Se lo encargué a Fulanito y me falló.”

En privado, sí puedes buscar a Fulanito para debatir sobre qué falló y porqué, y tomar medidas para que no vuelva a repetirse.

9. Reconoce sus avances y sus méritos

Que tú seas el responsable final, no quita que reconozcas el buen hacer del encargado: sus ideas, su esfuerzo, su esmero en realizar el trabajo, etc.

Dale a esta persona el reconocimiento que merece. Es lo justo y pertinente; que en público y en privado comentes lo bien que te ha ido delegando la tarea.

Con eso también es probable que, en lo sucesivo, el encargado siga motivado para trabajar contigo.

tiempo en tus manos

10. Aprovecha tu tiempo

Conforme vayas delegando tareas, el encargado se hará cada vez más eficiente y podrá asumir más funciones. Y tú confiarás en él/ella, con lo que podrás irte tranquilo a atender otras actividades.

Últimas ideas, por si te sirven:

  • Comienza por poquito a delegar, si no tienes la costumbre. Tú también necesitas adquirir soltura en este terreno.
  • No esperes a estar hasta la bola de trabajo para comenzar a asignar tareas a otra persona. Planea con tiempo. Con las prisas, quizás tomes malas decisiones.
  • Delega tareas sistemáticamente a ciertas personas, para configurarte una red de apoyos.

Hasta aquí la batería de ideas. Ahora nos queda lo de siempre: PRACTICAR. 😉