10 Técnicas para hacer lo mismo en menos tiempo (prescindiendo de las prisas)

Imagina que, por la razón que sea, te ves en la tesitura de sacar adelante tu trabajo habitual en menos tiempo del que habitualmente dispones. ¿Cómo te las arreglarías?

Esa situación no es tan extraña. A veces surgen imprevistos o se deja venir una temporada más intensa y te toca apretar el acelerador.

¿He dicho “acelerador”? Tal vez no sean necesarias las prisas para cumplir con tus quehaceres en menos tiempo, sino trabajar de un modo diferente.

Técnicas como las que vamos a repasar están en línea con esa idea: hacer prácticamente lo mismo en menos tiempo, pero sin acelerones.

concentrada

1. Elimina lo innecesario. Haz un repaso de tus tareas y pregúntate cuál es su finalidad. Quizás puedas eliminar alguna de la lista.

Los compromisos y tareas superfluas son evidentes. Pero échales también un ojo a ésas que llevas realizando durante años y que puedes estar manteniendo sólo por costumbre.

2. Di que no. ¿Nuevas responsabilidades? ¿Justo ahora que vas ajustado de tiempo? Declina con educación esas peticiones por el momento.

3. Automatiza. ¿Alguna de las tareas que realizas puedes programarla para que se haga de modo automático? (Cobros, pagos…) Es otra opción.

4. Delega. ¿Puedes delegar alguna tarea en otra persona? Ésa que también te quitas.

[Ahora es cuando entras tú en acción. Hasta aquí, te has quitado trabajo de encima sin que el resultado se resienta demasiado.]

5. Simplifica. Las tareas que te quedan en la lista no requieren todas el mismo esmero. Da lo mejor de ti en las tareas más importantes.

Elimina pasos y detalles en las secundarias. Aplícate a la dosis mínima efectiva en otras. Y acude a la chapuza salvavidas en las tareas que lo admitan.

6. Organiza el entorno. El orden ahorra tiempo (de distracciones y de búsqueda de objetos). Mantén los materiales que necesites para cada actividad en el lugar al que pertenecen.

A la hora de realizar una tarea (de escritorio, por ejemplo) ten a mano sólo los útiles que precises. Lo demás, quítalo de en medio.

7. Elimina distracciones. Sal de internet. Silencia el teléfono. Cierra la puerta. Etc. Adopta las medidas oportunas para alejar las distracciones que puedas. Ya que termines las tareas importantes, te ocupas de ellas.

8. Usa bloques de tiempo. En las tareas largas, reserva un bloque de tiempo generoso para avanzar en las mismas (a ser posible). Y, en todas tus tareas, establece un principio y un final.

Los bloques grandes divídelos en porciones (de 30 ó 40 minutos, intercalando descansos) para aprovechar tu concentración.

Esto es más eficiente que hacer las tareas sin fijar descansos y sin poner una hora límite para acabar.

9. Haz las tareas de una en una. Cuando haces una sola tarea, te concentras mejor que si la alternas con otra. Terminas antes y, además, disminuyes el riesgo de despistes y cabos sueltos que te obliguen a retomarla más tarde.

10. Sé decidido. ¿Llega la hora de empezar la tarea X? No le des vueltas. ¡A por ella! Con las deliberaciones de última hora se pierde mucho tiempo.

¿Estás en mitad de una tarea y no sabes por dónde seguir? Toma una decisión (buscar información, retomar la tarea más tarde…) Y actúa en consecuencia a lo que decidas, sin más vacilaciones.

No digo que todas esas técnicas funcionen de cine en tu caso. Pero alguna de ellas sí puede servirte en cuanto la practiques. Incluso puede que la conviertas en un hábito productivo.

Así es como se aprende a optimizar tiempo y energías en las responsabilidades de cada uno: probando a hacer las cosas de un modo distinto.