Tareas que se estiran más de lo deseable

Hay tareas que llevan más tiempo del que estimas en un inicio. ¿Por qué? Se complican, surgen contratiempos, estás poco inspirado ese día…

Puede haber distintos motivos. Hoy nos ocupamos de uno: la tarea se alarga innecesariamente.

Un ejemplo para explicar el asunto: El otro día cancelé una cuenta de banco. ¿Cuánto tiempo me llevó? Un año.

El año pasado empecé a pensar en ello. Me informé. Investigué opciones mejores. Etc. Al fin, la semana pasada llegué al banco y la cuenta quedó cerrada en unos minutos.

Por mucho que sume el tiempo de deliberación, investigación y ejecución, no llega a un año. Echando para que sobre, lo podría haber solucionado en menos de un mes.

pegamento en los zapatos

¿Y tú? ¿Alguna vez has tenido que leer un libro pesado o un informe kilométrico?

Yo sí. Y me ha pasado muchas veces como con la cuenta de banco. Una tarea que podría haberla terminado en un par de tardes se prolongó bastante, prolongando con ello su pesadez y quitándole tiempo a otras actividades.

Metiendo tijera a los tiempos muertos

Saber de Parkinson fue una iluminación para mí. Qué acertado estuvo al afirmar que la tarea se alarga hasta abarcar todo el tiempo disponible para realizarla.

En tareas poco importantes o en otras que requieren hacer “un poquito” cada día, no tiene demasiada importancia que las tareas se estiren. Vas avanzando pasito a paso… y ya las acabarás.

Pero en las tareas prioritarias o en las que necesitas quitarte pronto de en medio por cualquier razón, viene bien percatarse de esos tiempos muertos que Parkinson sugiere.

Un informe que puedes acabar en dos horas, puede prolongarse cuatro, si son cuatro las horas que tienes de margen para hacerlo. ¿Cómo es posible?

Algo se te ocurrirá para que dure cuatro horas: ir más al baño, leer una noticia del periódico para “descansar”, mirarte las uñas… La creatividad del ser humano para procrastinar es enorme.

¿Soluciones? Ya te sonarán…

1. Encorseta la tarea en una franja de tiempo “justita”. Date las dos horas que estimas. Quizás no te dé tiempo a terminar el informe en dos horas, sino en dos y media. Bueno, pero… ¡no se ha comido cuatro!

2. Divide la tarea y haz una buena secuencia. Si es posible, ten clara la siguiente subtarea que vas a realizar después de la que tienes entre manos. Hazte un esquema.

Ejemplo con el informe: Escribir un título inicial. ¿Y después? Decidir los apartados. ¿Y después? Escribir la introducción. ¿Y después? Rellenar los apartados. ¿Y después? …

3. Dale celeridad. Haz el paso que siga lo antes posible. ¡Ya! ¡Venga! ¡Sin pensarlo!

Antes de que te des cuenta, habrás leído el mamotreto que te han dicho que leas, habrás escrito el informe, habrás hecho el trámite que llevas meses postergando… O lo que sea que necesites acabar pronto.

Intenta (o intentemos, más bien) reducir los tiempos muertos con un pelín de organización y diligencia. ¿Te parece?