¿Conoces la ley de Parkinson? Por si acaso, vamos a repasarla.
Pero nos vamos a enfocar más en cómo aprovecharla para evitar que las tareas ocupen más tiempo del necesario. ¿Te interesa?
Cyril Northcote Parkinson, después de estudiar las cuestiones burocráticas concernientes a la Marina británica, enunció en 1958 su certera conclusión.
Esta viene a afirmar que el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible para su realización.
¿Quién no ha experimentado la Ley de Parkinson por sí mismo?
Yo, sí. Tú, también.
Vamos a verlo. Aquí tienes soluciones. Pero antes necesitamos entender el problema.
Parkinson, tan pesimista como acertado
En esta entrada nos vamos a ocupar de la primera ley fundamental de Parkinson.
Las otras dos son tan descorazonadoras como la primera. Pero apuntan a la misma dirección: si no estableces un orden y aplicas ciertas restricciones, la llevas clara.
Estas son las tres. Mira qué tipo tan salao.
- «El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización.»
- «Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos.»
- «El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia.» (Ley de la trivialidad)
Obsérvalo en tu experiencia y en lo que ves alrededor. ¿A que suele pasar?
La ley de Parkinson y su conexión con el principio de Pareto
Los tres enunciados de Parkinson avisan de que gastamos recursos (tiempo, dinero, energía) en pavadas que aportan poco al resultado final.
Es como si le diéramos la vuelta al principio de Pareto. En lugar de centrarnos en el 20 % importante, ese que da resultados, nos dispersamos en el 80 %, en lo secundario.
- Esto le ocurre a quien cae en el perfeccionismo y pierde tiempo en detalles que afectan poco al resultado final.
- Le ocurre a quien procrastina, entremezclando distracciones y tareas menores, con el consiguiente alargamiento de la tarea importante.
- O le ocurre a quien está desmotivado o ha hecho de la flojera su lema de vida. Si tiene ocho horas para hacer un trabajo, no empezará hasta tener el tiempo encima.
Ejemplos de la ley de Parkinson en tu vida cotidiana
Ya sea por perfeccionismo, desmotivación, desorganización o procrastinación, la estampa es esta:
- Si planeas estar toda la mañana ordenando una habitación, estarás toda la mañana.
- Si reservas cinco horas de estudio para prepararte un tema, no tardarás menos de cinco.
- Y si te das dos horas para escribir una carta, lo mismo.
Esos ejemplos sugieren que a veces no es buena idea «echar tiempo de sobra». Psicológicamente, nos predispone a ir despacio al haber un margen suficiente para terminar la tarea.
El mismo Parkinson lo explicó con el ejemplo del envío de una tarjeta postal. (El enlace es hacia el documento elaborado por él mismo):
➜ Por un lado, muestra una persona mayor, tardando media hora hasta encontrar la postal idónea; otro buen rato, buscando las gafas; hora y cuarto escribiendo el mensaje adecuado; veinte minutos decidiendo si llevar o no el paraguas de camino al buzón…
➜ Por otro lado, un tipo ocupadísimo, que agarra la primera tarjeta que encuentra; escribe tres o cuatro líneas y lo despacha todo en apenas tres minutos.
Cómo evitar que las tareas se expandan. (Aprovechando la ley de Parkinson)
Lo voy a resumir en dos ideas que tienen poco de glamouroso.
- Date un orden.
- Ponte límites.
Te cuento de qué van en vídeo, por si lo prefieres. Si no, debajo tienes la explicación escrita.
1. Date un orden: establece prioridades
Hablemos de una tarea o de un día al completo, el asunto es el mismo: decidir antes qué es lo más importante.
Lo de Pareto: identificar el 20 %.
Planea qué vas a hacer. Decide qué es lo más importante.
- Si vas a estudiarte un tema, céntrate en lo más importante.
- Si vas a limpiar una habitación, prioriza quitar la cochambre más visible.
- Y si vas a escribir una carta, decide qué tres cosas fundamentales vas a contar al receptor.
El resto son bonitos extras. Y no siempre tienes que pulirlos.
2. Ponte límites
Aquí es donde entras a saco con tu 20 % importante.
Los límites son necesarios para evitar el desperdicio de tiempo y de energía.
Parecen una constricción de tu libertad. Pero son todo lo contrario:
- haces lo que quieres hacer,
- te liberan de las tareas pronto, dejando un sabor a progreso y satisfacción en tus labios,
- te dan la oportunidad de hacer otras cosas (unas que quizás te apetezcan más).
Limita el tiempo que tardas en hacer las tareas. ¿Cómo?
- Establece una hora para empezar y una hora para terminar.
- Ocúpate primero del 20 % importante de cada tarea.
- Trabaja en bloques de tiempo. Por ejemplo, adaptando a ti la técnica pomodoro.
- Trabaja a buen ritmo.
Aquí tienes una entrada con 17 Ideas para terminar una tarea más rápido. Ahorrarás bastante tiempo aplicando las que consideres oportunas.
Evita el gasto extra de energía. ¿Cómo?
Cuando tienes energía, te concentras mejor y necesitas menos tiempo para terminar cualquier tarea.
- Decide cuál es tu horario de descanso. Porque, retomando a Parkinson, si lo dejas, al trabajo le da por expandirse hasta ocupar todo el día.
- Respeta tus descansos. Respeta la hora de dejar de trabajar, la de irte a comer, la de dormir, etc.
- Realiza actividades que te llenen de energía (como meditar, dormir una breve siesta, charlar con un amigo… o tú verás cuál es tu repertorio).
No doy más vueltas en estos dos puntos. Son temas recurrentes en el blog y ya te suenan. 😉
Tu vida ANTES y DESPUÉS de las advertencias de Parkinson
Decidiendo qué es lo más importante y poniéndote límites para atenderlo, tu vida cambiará. Lo notarás, sin duda.
Verás que, la mayoría de las veces, no necesitas correr tanto. Verás que basta con eliminar lo que sobra y con concentrarte a tope en lo importante para tener buen resultado.
Serás más productivo en esas cuestiones que a ti te importan. Y ello irá ligado al bienestar y la felicidad.
Sí, a la felicidad. La relación entre productividad y felicidad es muy estrecha.
Aunque la ley de Parkinson, a día de hoy tenga razón para ti, trata de quitársela con la práctica. Bueno, tratemos. Yo también estoy en ello.
Más información
Si quieres saber más sobre la ley de Parkinson, te dejo con la experimentación en primera persona de Mati, de la página Superhábitos.
Y, también, un artículo con muchas ideas (en inglés) para combatir la ley de Parkinson dándote menos tiempo para hacer las cosas. Es de Joel Runyon, en su página Impossible HQ:
Imagen de monkeyc.net
Alba dice
Supongo que como a todo el mundo, las cosas que me gustan no me importa que se alarguen en el tiempo pero las que me da más pereza hacer intento despacharlas en el menor tiempo posible.
Yo normalmente calculo bastante bien los tiempos, en lo único que no lo hago es cuando decido ordenar mi habitación a fondo. Siempre me lleva muchisisisisisimo más de lo que yo había calculado. Quizá digo, bueno en una mañana está listo, pero noooo, acaba llevándome el día entero. Menos mal que no lo hago muy a menudo, jeje.
Un besazo
Tus Buenos Momentos dice
Esas tareas mastodónticas yo acostumbro a realizarlas por «fases». Me digo: «hoy, 15 minutos para esto»; al día siguiente: «10 minutos para aquello». Al final resulta que, cuando he terminado de limpiar un sitio, ya se ensució «la primera fase». 😆 De momento, va bien así, aunque también hay veces en las que se me eterniza alguna fase. Ya iré puliendo esto.
Besos!!