Fijar un plazo (fecha tope o fecha límite) es una idea eficiente, que evita que el trabajo se expanda hasta la eternidad.
Ése es un comportamiento muy frecuente, que se debe al exceso de optimismo con el que enfocamos la misión.
Pensamos que terminar un trabajo nos llevará menos tiempo del que en realidad va a llevarse. Y, conforme se acerca la fecha tope, si dudamos de que el trabajo esté listo a tiempo, le echamos la culpa a factores externos en lugar de a nuestra pobre planificación.
Cuando empezamos el trabajo, la fecha tope está aún muy lejos. Nos volvemos más prácticos y realistas a medida que se va acercando el fin del plazo.
El problema es que, cuando el tiempo que nos queda es escaso para completar lo que no hemos hecho en días anteriores, tampoco hay margen para imprevistos o errores de última hora. ¿Y si surgen? ¡Oh, no! Qué estrés.
Ser conscientes de que incurrimos en este comportamiento es positivo. De otro modo, no se nos ocurriría probar ideas para cambiarlo… O nos sumaríamos a quienes dicen: Trabajo mejor bajo presión.
Hay gente para todo. Si a ti no te gustan las presiones de ese tipo, aquí tienes algunas ideas para que experimentes con ellas.
1. Los clásicos recordatorios
Éste lo habrás probado al marcar en rojo el “Día D” en el calendario o programando alertas en un aparatito. Puedes dividir el trabajo en varias fases y motivarte para cumplir en los límites que decidas.
No es muy eficaz si te saltas los límites a la torera. En ese caso, puedes combinar esta idea con las que siguen.
2. Un adelanto de la fecha tope
Para darte un margen ante posibles imprevistos, puedes adelantar la fecha tope un par de días, por ejemplo.
Si presientes que esto tampoco te funcionará de primeras, refuérzalo con lo que sigue.
3. El plan “de más a menos”
Si existe la posibilidad, antes de empezar el trabajo organízalo de tal manera que lo más pesado, crucial y difícil esté al principio.
Da por hecho que completar esas tareas difíciles te llevará más tiempo del que esperas. Ya lo dice la Ley de Hofstadter…
… Siempre lleva más tiempo que el esperado, incluso si tienes en cuenta la Ley de Hofstadter.
Pero, para cuando estés por concluir el núcleo duro del trabajo, te quedará lo más sencillo. Eso te dará más flexibilidad por si surge un contratiempo de última hora.
4. El compromiso público
En mi opinión, es el truco más efectivo cuando te importa que se ponga en duda tu capacidad y tu palabra.
Dile a esa gente, cuya opinión te importa, que vas a terminar tal cosa a tal hora… o tal día. Será más difícil que te saltes el compromiso que si sólo te haces la promesa a ti mismo.
Sí, te estás añadiendo un poquito de presión. Pero, si prefieres ésta a que se te eche la fecha encima y no tengas listo lo tuyo, ¡adelante!
Por último, ten en cuenta eso que repetimos tantas veces: aprende de tus experiencias y sigue probando y practicando hasta que halles lo que funciona para ti.