¿Eres de los que realizan una lista de tareas para el día o para más adelante? ¿Cuál es tu relación con este instrumento: te hace la vida más fácil o te agobia?
En esta entrada vamos a ver cuáles son las principales ventajas y desventajas de hacer una lista de tareas. Y, por si en tu caso pesan más los inconvenientes, encontrarás unas cuantas ideas para contrarrestarlos.
Ventajas de hacer una lista de tareas
1) No olvidas lo que has de hacer. Es la principal ventaja. Además, es eficiente volcar en un soporte la información para no llevar todos los datos en la cabeza.
2) Identificas las prioridades claramente. Esa es la idea. Al tener ante ti la lista de pendientes, puedes determinar cuáles son los más importantes (para colocarlos en un lugar preferente, claro está).
3) Organizar el trabajo es más sencillo. Al agrupar las tareas, puedes despachar las que sean del mismo tipo de una vez. O puedes separarlas por categorías, proyectos, meses, etc.
(En la imagen y aquí tienes un ejemplo de lista de tareas. La encuentras en Trello, una aplicación que sirve para organizarse.)
4) Puedes hacer una mejor estimación del tiempo. Es más fácil hacer el cálculo que llevando las tareas de cabeza. Y, además, te sirve para ocasiones sucesivas en las que necesites hacer esas mismas tareas.
5) Ahorras tiempo para empezar la faena. Está claro. Te pones por la mañana con la primera tarea que has elegido sin más cavilaciones.
6) Vives una sensación de avance durante el día. Terminas una tarea y pasas a la siguiente. Así hasta terminar.
7) Te distraes menos. Si respetas lo que hay en la lista, la procrastinación es menos probable. (No funciona si haces la lista y, a media mañana, te olvidas de ella.)
8) Experimentas satisfacción al final del día. Reconforta ver que has aprovechado el tiempo. Has avanzado. Las tareas marcadas como terminadas son una prueba de ello.
9) Puedes pasar a la lista de mañana (o a la de más adelante) las tareas que hoy no hayas terminado. Ahí las dejas, con su hueco listo.
Parece maravilloso, pero nada es perfecto. Dependiendo de cómo hagas la lista de tareas y de tu actitud hacia ella, podrías convertirse en un instrumento de tortura.
Inconvenientes de la lista de tareas
1) Tienes una nueva tarea: hacer la lista de tareas. Aunque este es un inconveniente mejor, ya que gracias a la planificación recuperas ese tiempo.
2) Te cansas por anticipado. Miras al principio del día la avalancha de pendientes y te da el bajón (o el agobio) solo de pensar en lo que se te viene encima.
3) No atinas a priorizar. Puede pasar. En la lista de tareas para hoy quizás haya de todo un poco: comprar una bombilla, llamar al proveedor X o pagar el recibo Z. Demasiadas direcciones. No hay un rumbo fijo.
4) La lista le imprime aceleración al día. En cuanto termines una tarea, tendrás otra en puerta. Así, a contrarreloj, sin tiempo para holgar.
5) Te afectan más las interrupciones. Bienvenida la ira. Reaccionas como si hubieran insultado a tu madre cuando te encuentras con un imprevisto o con personas que no se mueven con la diligencia que debieran.
6) Te sientes atrapado. No hay lugar para la espontaneidad ni para la improvisación, porque necesitas acabar lo que hay en la endemoniada lista.
7) Te deprimes. Te sientes culpable o frustrado:
- porque no estás satisfecho con lo poquito que has terminado,
- porque mañana te está esperando lo que hoy dejaste pendiente
- o porque te asalta la sensación de que tu lista de tareas es cada vez más larga y nunca llegarás al final.
Ante inconvenientes así, la lista no está sirviendo a su propósito de hacerte la vida más fácil. Todo lo contrario.
Propuestas para hacer una lista de tareas útil
¿Y si prescindes de la lista de tareas?
Esa es una opción si tus tareas suelen ser muy recurrentes y no necesitas recordar muchos detalles. Con anotar cuatro datos en un calendario, vas sobrado.
En lugar de la lista de tareas pendientes, si te apetece, podrías llevar un diario donde recojas las 3 o 4 cosas importantes en las que has avanzado ese día para tener un registro de tu progreso.
Pero, si tu realidad es más compleja y necesitas un instrumento para organizar tus tareas, tal vez quieras usar alguna de estas recomendaciones.
1) Elige las 3 o 4 tareas más importantes del día, las prioritarias. Y, si incluyes más, date permiso para no acabarlo todo.
2) Asegúrate de elegir tareas que, siendo importantes, no sean tan urgentes.
Razón: las tareas importantes que no son urgentes suelen estar conectadas con objetivos a largo plazo. Y muchas veces se quedan sin hacer debido a que las urgencias cobran protagonismo.
¿Un ejemplo? Hacer ejercicio o cualquier otro hábito saludable.
3) Decide tus descansos. Piensa a qué hora terminarás de hacer “cosas útiles” y respeta los límites. Reponer energías y divertirte es necesario para que puedas seguir siendo productivo.
Alinea tu energía con la que piden las tareas exigentes.
4) Deja espacios entre tareas para evitar ir a contrarreloj. Y, además, para los imprevistos y demás realidades inevitables.
Estas sugerencias se resumen en dos palabras: sé realista. Acepta que no vas a acabar todo lo que te encantaría acabar. Pero sí vas a avanzar en lo más importante.
Incluso aunque no termines del todo, el progreso sabe mejor cuando atiendes tus prioridades, que cuando te desesperas por avanzar en una docena de frentes a la vez.
Gracias por leer.
