¿Conoces el Time Boxing? Seguro que sí, aunque por el nombre no te suene. También se la llama Timeboxing (todo junto) o Timebox.
Veamos en qué consiste esta técnica, cuáles son las tareas personales cotidianas idóneas para utilizarla y las ventajas que tiene hacerlo.
Básicamente, el time boxing se basa en dividir el tiempo en porciones. Y, en cada porción, hay que cumplir un objetivo. Con eso se consigue trabajar concentrado, para cumplir con dicho objetivo antes del límite de tiempo.
Aquí vamos a darle un uso muy particular…
Como ya sabes, lo básico para mantener la motivación y optimizar la productividad es concentrarse en las tareas prioritarias a las que eliges dar respuesta cada día.
Pero suele ocurrir que, junto con este puñado de tareas ineludibles, hay otras menos importantes, que en ocasiones se suelen posponer hasta que les encuentras hueco.
A veces, el hueco no sale por sí solo. Y esto es delicado en tareas largas, que pueden tener una fecha tope para finalizarlas.
Ejemplos: estudiar para un examen o rellenar un formulario de impuestos, para el que necesitas bastantes preparativos.
Hablamos de la micro-productividad como solución para algunas de ellas: Dedicarles una pequeña fracción de tiempo (minutos) cuando fuese posible. De esta manera, notarías el avance al cabo de mucho tiempo.
Por ejemplo: Si quieres armar una base de datos de letras de canciones, añades una a la semana (solo una). Al cabo del tiempo, prácticamente sin esfuerzo, tendrías hecha tu colección.
Pero eso no es muy útil cuando hablamos de tareas que hay que terminar en un plazo de tiempo dado. Por ejemplo: pintar la casa antes de que llegue el invierno.
Si doy cinco minutos de brochazos al día, fijo que termino… Pero para dentro de ocho inviernos.
En una tarea larga, la aplicación de la técnica consistiría en destinar una porción de tiempo diario o semanal, dependiendo de la planificación que elijas, a trabajar concienzudamente en ella.
Y, después de ese tiempo, desentenderte de la tarea hasta el día siguiente o hasta el momento en el que hayas decidido volver a trabajar en la misma.
Una variante del time boxing es la técnica pomodoro. ¿A que te suena? La idea es la misma: utilizar porciones de tiempo para avanzar concentrado en una tarea.
El time boxing es frecuentemente utilizado por los desarrolladores de aplicaciones informáticas.
Incluso un humilde usuario sabe la cantidad de tiempo que puede consumir trabajar un rato con el ordenador. Las horas pasan sin que se dé cuenta.
Distinto es cuando fija una tarea específica, un tiempo para empezar y para acabar, y los respeta. Le cunde mucho más.
Por lo tanto, aquí tenemos una serie de tareas susceptibles de aplicar la técnica. Tareas que tengan que ver con el ordenador:
- responder correos,
- actualizar las redes sociales,
- escribir entradas para tu blog,
- documentarte para tus trabajos, etc.
También puede aplicarse en otros contextos, como hemos dicho:
- arreglar las plantas de jardín,
- remodelar la casa,
- estudiar un idioma,
- leer un libro pendiente, etc.
Imagínate, por ejemplo, que estás intentando descubrir los secretos del Photoshop en un plazo determinado. Dedicas los treinta minutos diarios (o semanales) previstos y… ¡fin! Lo dejas hasta la próxima sesión. No piensas más en ella.
Eso es lo que se hace con estas tareas: Acotarlas. Dedicarles el tiempo que fijas y luego pasar a otra cosa.
Quien dice media hora al día, dice media cada dos días o una hora a la semana. En definitiva, una porción que guardas en tu caja del tiempo.
La tarea consumirá únicamente esa porción y no más.
Principales ventajas del time boxing
La principal ventaja del time boxing es que impide que se cumpla la temida ley de Parkinson. Esa que dice que la tarea se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible para realizarla.
Aquí tienes otras ventajas:
1. Divides la tarea en «porciones»: Cuanto más engorrosa y larga sea, más te conviene dividirla para que no resulte tan pesada.
2. Agrupas tareas pequeñas: Puedes usar esta técnica para agrupar pequeñas tareas menos prioritarias, pero muy necesarias. Separadas suelen ocupar más tiempo que destinándoles un bloque.
Ejemplo: la contabilidad. Te dices que el sábado a las cuatro vas a dedicar media hora a «tus cuentas»: anotar facturas o recibos, archivar documentos… Y listo. Hasta el próximo sábado no vuelves por ahí.
Otras buenas candidatas al time boxing: las tareas domésticas.
3. Reduces la tentación de procrastinar: Esto ocurre con el time boxing, porque trabajas a conciencia en la tarea durante el período de tiempo establecido. Sabes que hay un límite y que no te secuestrará todo el día.
¿Qué son…? ¿30 minutos? Pues 30 minutos a piñón fijo. Y listo. Adiós, hasta la próxima sesión.
4. También dices «adiós» al perfeccionismo: Cuanto más perfeccionista seas, más tiempo necesitarás para decir que una tarea está terminada.
Con el time boxing te ahorras tiempo de retoques infinitos. Cuando pasen los 30 minutos, dejarás la tarea esté como esté. Si no, es que no estás aplicando la técnica «perfectamente». 😉
5. Te concentras a tope: Al tener limitado el tiempo que puedes pasar con una tarea, no puedes pensar en otras. Genial para concentrarte, porque forzosamente has de avanzar todo lo que puedas en esos minutos.
Además, como sabes que va a ser así, antes de empezar habrás hecho lo posible por eliminar las distracciones que puedan interrumpirte. Sería lo suyo.
6. Ganas en eficiencia: A mejor organización, harás más cosas y desperdiciarás menos tiempo.
7. Te motivas: Es tentador hacer las tareas pequeñas antes, porque brindan una sensación de progreso al terminarlas.
Con el time boxing, al tener divididas las tareas largas en porciones de tiempo, puedes tener esa misma sensación.
8. Trabajas en objetivos poco precisos: Lo ideal para lograr los objetivos es que sean específicos, medibles, posibles, relevantes y acotados en el tiempo (según la teoría SMART).
Pero también habrá por ahí algún objetivo no tan estructurado. Todos los tenemos.
Por ejemplo, aprender a cocinar o aprender un idioma. No sabes cuántas porciones de tiempo necesitas para a ser competente en esa habilidad, pero sí que van a ser bastantes.
Ahí también puedes aplicar el time boxing: Los lunes a las 7, toca cocina.
9. Puedes usar el time boxing en trabajos creativos: Si un trabajo precisa que, para empezar, estés un rato explorando ideas, no te saturarás ni te bloquearás con la necesidad de darles forma inmediatamente.
¿Un ejemplo? Decides que vas a pensar ideas para tu próxima obra creativa en tus paseos o en la ducha. Anotas las ideas que se te ocurran y las dejas reposar.
Cuando necesites ideas, tendrás un montón capturadas. Y, posiblemente, alguna ya la hayas moldeado un poco.
10. Cobras más conciencia de lo hecho: Esto lo consigues registrando las porciones que dedicas a una tarea. Así vas viendo tu avance.
11. Equilibras: Es útil cuando sientes que tu horario está descompensado. Suponte que dedicas al trabajo la mayor parte del tiempo.
Pues, si guardas en la caja una porción intocable para una actividad de ocio, el trabajo no se la «comerá».
12. Ganas en control del tiempo. Cuando fijas porciones fijas de tiempo para una tarea (en lugar de avanzar en ella con minutos que sacas de aquí y allá), tienes una idea de cuánto te ha costado terminarla. Esa información te será útil para estimar mejor el tiempo en tareas posteriores.
13. Decides tus recompensas: Tras cada porción de tiempo que dediques a avanzar en una tarea, vendrá una recompensa como aliciente. ¿Cuál será?
En mi caso, puedo decir que practico el time boxing desde mucho antes de conocer su nombre técnico y que me ha facilitado la vida.
Eso sí, lo hago en mi provecho. Tener todo el día compartimentado en porciones con sus respectivas tareas como un robot, no es la idea.
El time boxing es una técnica para motivarse y aumentar la productividad; no para presionarse más. Hay que usarla con cuidado, elegir las actividades en las que emplearla y ver si funciona.
Vicky dice
Peco de ser bastante perfeccionista pero confieso que, ahora que he leído el post en su totalidad, me he dado cuenta de que yo también he aplicado esta técnica aunque desconociendo que lo hacía, claro! Ja,ja… En mi caso, me es muy útil con el tiempo destinado a navegar por Internet (aunque muchas veces no lo consiga) y, sobre todo, con lo de cambiar la ropa en los cambios de estación… Por ejemplo, un día le toca a las camisetas, otro día a los pijamas y chándals, etc. y otro lo dedico al calzado y a las chaquetas y complementos en general.
Casandra dice
Me alegro mucho de que te sirva el time boxing. Claro que es conocida… Lo nuevo será únicamente el nombre. 😆 Aunque en realidad es cómodo tener sólo un par de palabras para referirse a esta costumbre…
Juanka dice
Lo malo viene cuando queremos aprovechar esta tecnica en todas y cada una de las tareas que tenemos por acher en el dia, no tomando en cuenta de que hay alguas cosas que tienen calidad de urgente u obligatorias
Casandra dice
Sí, es verdad que habría que partir primero de una planificación del día (aunque fuese flexible) para diferenciar lo urgente de lo importante. Si no, como has dicho, no funciona.