El timeboxing o caja del tiempo es una técnica que, como su nombre indica, se basa en usar bloques de tiempo para terminar tus tareas.
Puede ayudarte a evitar las distracciones y a ser más productivo.
Conoce más sobre esta técnica y aprende a sacarle partido para hacer lo que tengas pensado.
Definición de Timeboxing
El timeboxing es una técnica de gestión del tiempo.
Básicamente, se basa en dividir el tiempo en porciones. Y, en cada porción, hay que cumplir un objetivo. Con eso se consigue trabajar concentrado, para cumplir con dicho objetivo antes del límite de tiempo.
Por ejemplo: yo tengo que escribir esta entrada. Imagínatelo. 😉
- Decido sacar el borrador en una hora, 60 minutos.
- Avanzo a tope, sin distracciones que valgan, sin parar.
- Llega el límite de tiempo y evalúo lo que he conseguido.
- ¿He terminado? Genial.
- ¿No he terminado? Puedo pasar a la siguiente tarea o darme otra porción de tiempo, donde trabajaría muy concentrada con la misma finalidad.
Como puedes ver, esta técnica sirve para aumentar la productividad, ya que avanzas enfocado en la tarea, evitando las distracciones durante la porción de tiempo.
Y permite hacer descansos durante las sesiones, lo cual ayuda a recuperar energía y a controlar el estrés.
Requisitos para aplicar la técnica de timeboxing
Es recomendable definir objetivos claros para cada porción de tiempo. Ejemplo: terminar de escribir esta entrada en 60 minutos.
Trata de asignar bloques de tiempo específicos para cada tarea, según sea necesario para alcanzar el objetivo que te propongas en esa sesión.
Cuando veas los ejemplos, te quedará claro.
También, has de reducir las distracciones al máximo, para mantener el enfoque en la tarea. Nada de mirar el móvil o atender otras distracciones durante ese tiempo.
Si es la primera vez que aplicas la técnica o aún no tienes una estimación del tiempo que puedes tardar en hacer la tarea, prueba y haz ajustes. Lo que aprendas en una sesión, lo aplicas en la siguiente.
Trata de ceñirte a la cantidad de tiempo que has decidido para la tarea en cuestión.
No es muy grave si te pasas un poquito. Hay que ser flexible. Pero lo ideal es que no te pases.
Porque esta técnica trata de evitar que la tarea se expanda hasta ocupar todo el tiempo disponible. Eso es, que se cumpla la temida ley de Parkinson.
Con lo que, si terminas en un tiempo ajustado y razonable, puedes considerarlo un triunfo.
Prepárate para gestionar tu tiempo de manera eficiente. 🙂
Ejemplos de tareas en las que puedes aplicar el timeboxing
Las tareas que tienen que ver con el ordenador son buenas candidatas para el timeboxing:
- escribir entradas para tu blog,
- hacer el guión de un vídeo.
- actualizar tus redes sociales.
- elaborar un informe.
- documentarte para un trabajo, etc.
Decides tu tarea, te pones un objetivo y avanzas por el bloque de tiempo de manera diligente.
Y también puedes hacer «cajas de tiempo» para tareas de otra naturaleza:
- quitar las malas yerbas de las plantas de jardín,
- remodelar el trastero,
- estudiar búlgaro,
- leer un libro pendiente,
- planificar tus próximas vacaciones, etc.
El objetivo de esta técnica no es solo completar tareas.
También le das buen uso cuando divides proyectos grandes en sesiones de trabajo concentrado. Así son menos abrumadores y logras combatir la procrastinación.
Comparación del timeboxing con otras técnicas
Es fácil confundir el timeboxing con estas otras técnicas, que ya te sonarán.
El timeboxing y la técnica Pomodoro
Por lo que hemos dicho, ¿te recuerda esta técnica a la técnica Pomodoro? Si es así, úsala de referencia, porque son parecidas.
En ambas se trabaja con bloques de tiempo. Y se avanza en la tarea sin interrupción.
La diferencia es que en la técnica Pomodoro suelen usarse bloques de 30 minutos, intercalando descansos de 5 minutos.
Pero en el timeboxing eres tú quien decide lo que va a durar el intervalo de tiempo, en función de la tarea que vayas a hacer y del objetivo que te pongas. Es más flexible, como ves.
El timeboxing y el time blocking
Otra técnica muy parecida y que se confunde por el nombre es el time blocking.
Considera al time blocking como el horario de toda la vida, como ese que te dan para las distintas materias cuando vas a clase. O como el que haces tú para organizar tus actividades.
También consiste en hacer bloques de tiempo. Tienes unos días y unas horas asignados a cada actividad.
El time blocking y el timeboxing son técnicas compatibles.
Por ejemplo, en tu horario puedes tener la tarde de los lunes para estudiar inglés (time blocking). Y esta tarde vas a dedicar una hora a repasar los verbos irregulares (timeboxing).
De esta manera, puedes estructurar toda tu semana (o tu día), asegurándote de que dedicas las horas necesarias a las tareas específicas que tengas que hacer (time blocking), mientras mantienes un enfoque claro en lo que deseas lograr en cada sesión (timeboxing).
El time blocking te permite asignar bloques de tiempo para diferentes actividades, garantizando que haya espacio para todas las áreas importantes de tu vida, como el trabajo, los estudios, el ejercicio y tu tiempo de ocio.
Por otro lado, el timeboxing te ayuda a mantener la concentración y la productividad dentro de esos bloques, estableciendo límites de tiempo concretos para cada tarea.
Micro-productividad
Dedico una mención especial a esta idea, que es más informal, pero también se basa en usar bloques de tiempo. Y logra evitar la procrastinación.
La micro-productividad consiste en dedicar pequeñas fracciones de tiempo a tareas o proyectos grandes, para avanzar en ellos de manera lenta, pero constante.
Viene a ser lo mismo que el timeboxing, pero en versión «mini».
Por ejemplo: dedicar 5 minutos a ordenar la estantería de libros.
Cinco minutos son poco tiempo. Pero, si lo haces todos los días de la semana, sumas 35 minutos. Y la diferencia se nota.
Ventajas del timeboxing
Como hemos dicho, con esta técnica evitas que se cumpla la agorera ley de Parkinson. Esa es su principal ventaja, que no es poca cosa.
Pero, para motivarte más a usarla, hagamos una lista más larga los beneficios del timeboxing.
1. Divides la tarea en «porciones»: Cuanto más engorrosa y larga sea, más te conviene dividirla para que no resulte tan pesada.
2. Agrupas tareas pequeñas: Puedes usar esta técnica para agrupar pequeñas tareas menos prioritarias, pero muy necesarias. Separadas suelen ocupar más tiempo que destinándoles un bloque.
Ejemplo: la contabilidad de la casa. Te dices que el sábado a las cuatro vas a dedicar media hora a «tus cuentas»: anotar facturas o recibos, archivar documentos… Y listo. Hasta el próximo sábado no vuelves por ahí.
3. Reduces la tentación de procrastinar: Sabes que hay un límite para terminar la tarea y que no te secuestrará todo el día.
¿Qué son…? ¿30 minutos? Pues 30 minutos a piñón fijo. Y listo. Adiós, hasta la próxima sesión.
4. También dices «adiós» al perfeccionismo: Cuanto más perfeccionista seas, más tiempo necesitarás para decir que una tarea está terminada.
Con el timeboxing te ahorras tiempo de retoques infinitos. Cuando pasen los 30 minutos, dejarás la tarea esté como esté. Si no, es que no estás aplicando la técnica «perfectamente». 😉
5. Te concentras a tope: Al tener limitado el tiempo que puedes pasar con una tarea, no puedes pensar en otras. Genial para concentrarte, porque forzosamente has de avanzar todo lo que puedas en esos minutos.
Además, como sabes que va a ser así, antes de empezar habrás hecho lo posible por eliminar las distracciones que puedan interrumpirte. Sería lo suyo.
6. Ganas en eficiencia: A mejor organización, harás más cosas y desperdiciarás menos tiempo.
7. Te motivas: Porque ves que te cunde más y no te cansas tanto.
Además avanzas en proyectos largos, que intimidan menos cuando usas sesiones de timeboxing para ir completándolos.
8. Trabajas en objetivos poco precisos: Lo ideal para lograr los objetivos es que sean específicos, medibles, posibles, relevantes y acotados en el tiempo (según la metodología SMART).
Pero también habrá por ahí algún objetivo no tan estructurado. Todos los tenemos.
Por ejemplo, aprender a cocinar o aprender un idioma. No sabes cuántas porciones de tiempo necesitas para a ser competente en esa habilidad, pero sí que van a ser bastantes.
Ahí también puedes aplicar el timeboxing: Los lunes a las 7, toca cocina, según tu horario. Y hoy vas a practicar esa receta que has pillado por ahí, que tiene muy buena pinta.
9. Puedes usar el timeboxing en trabajos creativos: Si un trabajo precisa que, para empezar, estés un rato explorando ideas, no te saturarás ni te bloquearás con la necesidad de darles forma inmediatamente.
¿Un ejemplo? Decides que vas a pensar ideas para tu próxima obra creativa en tus paseos o en la ducha. Anotas las ideas que se te ocurran y las dejas reposar.
Cuando necesites ideas, tendrás un montón capturadas. Y, posiblemente, alguna ya la hayas moldeado un poco.
10. Cobras más conciencia de lo hecho: Esto lo consigues registrando las porciones que dedicas a una tarea. Así vas viendo tu avance.
11. Equilibras: Es útil para evitar el agotamiento cuando sientes que tu horario está descompensado. Suponte que dedicas al trabajo la mayor parte del tiempo.
Pues, si guardas en la caja una porción intocable para una actividad de ocio, el trabajo no se la «comerá».
12. Ganas en control del tiempo. Cuando asignas porciones fijas de tiempo para una tarea (en lugar de avanzar en ella con minutos que sacas de aquí y allá), tienes una idea de cuánto tiempo te ha costado terminarla.
Esa información te será útil para estimar mejor el tiempo en tareas posteriores.
13. Decides tus recompensas: Tras cada bloque de tiempo que dediques a avanzar en una tarea, vendrá una recompensa como aliciente. ¿Cuál será?
En definitiva, esta es una técnica muy sencilla, pero hay que ver lo útil y beneficiosa que resulta.
¿A que no te resistes a usar el timeboxing en tu rutina diaria?
Con qué herramientas puedes aplicar el timeboxing
Necesitas hacer una lista de tareas. Con una aplicación para notas en el móvil o con un cuaderno tradicional, te las arreglas.
Y también necesitas un temporizador para programar las porciones de tiempo, que puede ser el del móvil.
Pero hay aplicaciones especiales para auténticos fans de la productividad. Veamos algunas.
Las dos que siguen las puedes usar para la tecnica Pomodoro. Pero también te dejan ajustar los bloques de tiempo según tus necesidades:
Pomofocus. (Me gusta. La he probado.)
Time Stream (No la he probado, pero es similar.)
Forest: Esta app te motiva a concentrarte plantando un árbol virtual que crece mientras no uses tu móvil. Si interrumpes tu tiempo de concentración, el árbol se marchita. (No la he probado. Me da estrés.)
Trello: Aunque es más conocida como una herramienta de gestión de proyectos, Trello permite organizar tareas en tarjetas y listas. Puedes crear bloques de tiempo usando etiquetas o calendarios para programar cuándo trabajar en cada tarea. (Aún no la he probado.)
Todoist: Esta app de gestión de tareas te permite establecer fechas y prioridades para cada actividad. Puedes planificar tus días y asignar bloques de tiempo para completar tareas específicas. (Buenísima. Pero yo me las arreglo con Google Calendar.)
Habitica: Si te gusta gamificar tu productividad, Habitica convierte tus tareas y hábitos en un juego. (La he probado. Es buena para construir hábitos.)
Conclusión
El timeboxing es una técnica sencilla, a la par que potente, para aumentar tu productividad y evitar la procrastinación.
Asigna «cajas de tiempo» a tus tareas y verás cómo te es más fácil concentrarte en ellas. Usa un temporizador, evita distracciones y evalúa tus resultados.
Con la práctica, el timeboxing se volverá una de tus técnicas favoritas para terminar tareas y completar proyectos que intimidan a todos, menos a ti.
